Organisationsformen und Finanzierungsmodelle

Diese Seite gliedert sich in die folgenden Abschnitte: Zunächst werden die relevanten Kostenfaktoren identifiziert. Anschließend werden gängige Finanzierungsmodelle beschrieben und im Hinblick auf die Nachhaltigkeit diskutiert. Das Kapitel schließt mit der Darstellung einer Modellrechnung, die ein Kalkulationsschema für Virtuelle Forschungsumgebungen (VREs) vorschlägt.

Kostenfaktoren

Um sich einen Überblick über die wichtigsten Kostenfaktoren einer VRE zu verschaffen, werden diese zunächst kategorisiert und beschrieben. Die relevanten Kostenfaktoren können auf sehr unterschiedliche Weise gruppiert werden: Neben der Einteilung nach den Lebensphasen, bietet sich eine Einteilung nach Kostenarten an. Im Rahmen dieser Ausarbeitung wird die folgende Einteilung vorgenommen:

• Kapitalaufbringung vor Gründung (Vorgründungskosten, Gebühren und ggf. Einlagen)
• Personalkosten
• Betriebskosten außer Personal
• Sachkosten
• Investitionen.

Wenn eine VRE eine eigene, von übergeordneten Instituten oder Universitäten unabhängige Rechtsform bekommen soll, muss Kapital zur Gründung aufgebracht werden. Die unabhängige Rechtsform kann etwa durch die Gründung einer Gesellschaft, einer Genossenschaft, einer Stiftung oder eines Vereins erreicht werden. Vor der Gründung entstehen Personalaufwendungen, sogenannte Vorgründungskosten. Sie sind die einzigen Kosten im betriebswirtschaftlichen Sinne. Es ist möglich, dass seitens der beteiligten Institutionen Einlagen bereitgestellt werden müssen. Diese hängen von der gewählten Rechtsform ab. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) erfordert beispielsweise in der Regel ein Mindeststammkapital von 25.000€. Die Gründung einer institutsunabhängigen Organisation hat den Vorteil, dass die VRE eine eigene Rechtsform erhalten kann und so das Schließen von Verträgen (etwa mit Dienstleistern zur Bereitstellung von Infrastruktur) erleichtert wird. Zum anderen kann die VRE über die Organisation an zentraler Stelle verwaltet und so die Abrechnung der Kosten erheblich vereinfacht werden. Neben den Vorgründungskosten und den Einlagen entstehen Verwaltungsgebühren, etwa für die Anmeldung eines Vereins oder einer GmbH.

Die Personalkosten stellen für die meisten der VREs, die im Rahmen der Expertengespräche befragten wurden, den mit Abstand größten Kostenfaktor dar. Er kann bis zu 80% der Gesamtausgaben bilden. Dabei umfassen die sogenannten direkten Personalkosten die Gehälter der Mitarbeiter, etwa für die Entwicklung, den technischen Betrieb sowie den Support der Nutzer. Darüber hinaus entstehen Verwaltungskosten für das Personal (indirekte Personalkosten).

Über das Personal hinaus umfassen die Betriebskosten die Bewirtschaftungskosten für die technische Infrastruktur. Hierunter fallen beispielsweise die Kosten für Strom, die Kälteversorgung bei größeren Rechneranlagen sowie Aufwendungen für die Gebäudenutzung (z.B. Instandhaltung und Miete). In diese Kategorie fällt ebenfalls die für den Betrieb erforderliche Hardware, etwa für die Netzwerkinfrastruktur (einschließlich Bandbreite) und den Datenspeicher.

Eine weitere Kostenart machen die Sachkosten aus. Beispiele hierfür sind Mittel für die Durchführung von Weiterbildungen und Workshops, Dienstreisen, Verbrauchsmaterial, Öffentlichkeitsarbeit sowie sonstige Fremdleistungskosten.

Die Investitionskosten entstehen, wenn eigens für die VRE Anschaffungen benötigt werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um Hardware oder Softwarelizenzen handeln. Diese Kosten werden von den Betriebskosten abgegrenzt.

Im Falle, dass die VRE von einer öffentlichen Institution betrieben wird, die Fördergelder erhält, ist unter Umständen erforderlich, die Vollkostenrechnung beziehungsweise die Regelungen des EU-Gemeinschaftsrahmens (GemR) umzusetzen. Der GemR greift immer dann, wenn eine Leistung, in diesem Fall die VRE, in den freien Markt eintritt und somit im Wettbewerb zu anderen (privaten) Institutionen steht oder stehen kann. Der GemR regelt, dass keine Wettbewerbsverzerrungen auftreten, wenn am Markt Leistungen angeboten werden. Da es sich um ein komplexes Themengebiet handelt, kann es erforderlich sein, VREs bzw. beteiligte Organisationen durch die Verwaltung der Hochschulen bei der Einhaltung dieser rechtlichen Vorgaben zu unterstützen.

Finanzierungsmodelle

Die Finanzierung der Aufbau- und Entwicklungsphase einer VRE und ihrer Betriebsphase sollte unabhängig voneinander betrachtet werden, da diese in der Regel aus unterschiedlichen Quellen finanziert werden. Viele VREs entstehen im Kontext geförderter Forschungsprojekte. Für diese direkte öffentliche Förderung wird in der Regel ein ausreichend großer Innovations- bzw. Entwicklungsanteil des Vorhabens gefordert.

Damit die VRE erfolgreich in den Betrieb übergehen kann, muss geklärt werden, welche Kosten (siehe Abschnitte Kostenfaktoren und Modellrechnung) in der Betriebsphase entstehen und wer für diese aufkommt. Sind mehrere Institutionen an der VRE beteiligt, gestaltet sich die Lösung dieser Frage schwieriger als bei einer einzelnen Institution.

Da während der Betriebsphase der Entwicklungsanteil geringer ist und daher die Finanzierung der VRE sich nicht mehr in den oben beschriebenen Förderstrukturen abbilden lässt, sind folgende Finanzierungsmodelle naheliegender:

• Indirekte öffentliche Förderung
• Finanzierung durch Beiträge
• Direktes Nutzungsmodell
• Ausgleich von Ressourcenverbrauch und Ressourcenbereitstellung

Eine indirekte öffentliche Förderung kann auf verschiedene Arten erfolgen: Eine bereits existierende, an einer VRE beteiligte Institution, kann den Status einer Leitinstitution erhalten. Sie erhält für den Betrieb der VRE eine Förderung und stellt diese den Wissenschaftlern anderer Institutionen zur Verfügung. Da hier eine öffentliche Förderung vorliegt, ist es wichtig die Vorgaben des EU-Gemeinschaftsrahmens einzuhalten. Dieses Modell geht von einer herausragenden Stellung der Leitinstitution aus. Alternativ kann eine durch Fördermittel finanzierte Trägerorganisation für die VRE gegründet werden, die ähnlich wie eine Leitinstitution agiert, aber als neutral anerkannt wird.

Eine weitere Form der indirekten öffentlichen Förderung ist, wenn Wissenschaftler oder Nutzercommunities Sachmittel für die zur Forschung notwendige Infrastruktur vom Fördergeber erhalten (eine sog. Infrastruktur-Pauschale). Diese Sachmittel können dann etwa durch Anwendung des direkten Nutzungsmodells oder des Beitragsmodells eingesetzt werden. Dadurch werden die Wissenschaftler an der Finanzierung einer VRE beteiligt. Wissenschaftler können gegebenenfalls direkten Einfluss auf die Entwicklung und den Betrieb der VRE nehmen, wenn diese als Verein oder Genossenschaft organisiert sind. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Betreiber einer VRE an wissenschaftlichen Projekten beteiligt sind.

Beim direkten Nutzungsmodell wird auf Basis der tatsächlichen Nutzung abgerechnet. Die Wahl der Metrik für die Nutzung hängt hierbei von der individuellen VRE ab. Bei diesem Modell sind die Kosten variabel und daher für alle Beteiligten unter Umständen schwer kalkulierbar. Daraus resultiert eine verminderte Planungssicherheit. Außerdem ist die Einrichtung und Betreuung einer Accounting-Infrastruktur seitens der VRE erforderlich, die eine bedarfsgerechte Erfassung der notwendigen Daten zur Abrechnung ermöglicht. Beim Beitragsmodell zahlen Institutionen oder Nutzercommunities der VRE einen Pauschalbeitrag, welcher für einen bestimmten Zeitraum (z.B. ein Jahr) erhoben wird. Die Kalkulation dieser Beiträge erfolgt innerhalb eines Vereins oder einer Genossenschaft transparent. Die Beiträge werden so kalkuliert, dass unerwartete Aufwendungen (z.B. für defekte Hardware) abgedeckt werden können. Darüber hinaus können diese Mittel für eine Verbesserung und Weiterentwicklung der VRE verwendet werden. Diese Form der Finanzierung ist insbesondere für öffentliche Einrichtungen geeignet, da durch die Pauschalbeiträge eine gute Planbarkeit gewährleistet ist. Dieses Modell kann jedoch als unfair empfunden werden, da es unabhängig von der eigentlichen Nutzung kalkuliert wird. Die Anwendung des Beitragsmodells wurde beispielsweise beim DFN-Verein1 erfolgreich umgesetzt. Ein weiteres, in der Praxis jedoch kaum eingesetztes Finanzierungsmodell ist der Ausgleich von Ressourcenverbrauch und Ressourcenbereitstellung. Dabei ist jede Institution selbst für ihre Finanzierung verantwortlich, etwa durch Fördergelder, auf freiwilliger Basis oder sogenannte „In-kind contributions“. Dieses Modell reduziert zwar auch den organisatorischen Aufwand bei den beteiligten Institutionen, Ziel ist es jedoch, den Ressourcenverbrauch durch die VRE so zu steuern, dass dieser sich über die Zeit bei allen beteiligten Institutionen etwa in derselben Größenordnung bewegt. Dies setzt voraus, dass alle beteiligten Institutionen Ressourcen bereitstellen. In einer heterogenen Infrastruktur, bei der an unterschiedlichen Stellen verschiedene Dienste betrieben werden, ist es schwer, dies zu gewährleisten ohne die Funktionalität der VRE zu beeinträchtigen.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die nachhaltige Finanzierung von den Betreibern einer VRE als ein sensibles Thema angesehen wird. Nachhaltigkeit im Kontext von VREs bedeutet, die Dienste der VRE solange bereitzustellen, wie sie von den Nutzern gebraucht werden. Hierfür bietet sich die Entwicklung eines Geschäftsmodells an, welche die VRE als Produkt betrachtet. In diesem Zusammenhang muss jedoch erwähnt werden, dass unseres Wissens bisher keine VRE ein vollständiges Geschäftsmodell entwickelt hat. Daher existieren keine Erfahrungswerte für die Betriebskosten einer VRE. Aus den geführten Expertengesprächen hat sich jedoch ergeben, dass ein leicht verständliches Portfolio definiert werden sollte, welches die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden erfüllt und zudem eine gute Planbarkeit seitens der VRE-Entwickler und -Betreiber gewährleistet. Aus diesem Grund wird im Kontext der Finanzierung die Erhebung von pauschalen Beiträgen gegenüber einer nutzungsabhängigen Bepreisung bevorzugt.

Darüber hinaus wurde in den Expertengesprächen hervorgehoben, dass die erfolgreiche Umsetzung des Geschäftsmodells nur gewährleistet ist, wenn die VRE eine Nachfrage abdeckt beziehungsweise einen echten Mehrwert für die Nutzer bietet. VREs passen sich idealerweise an die sich verändernde Forschungslandschaft und die sich hieraus ergebenden Anforderungen an.

Modellrechnung

Um einen Überblick über die Kosten und nachgelagerten Finanzierungsmöglichkeiten von VREs zu erhalten, wird in diesem Kapitel eine Modellrechnung vorgestellt. Die genutzten Informationen stammen zum einen aus den Ergebnissen der Expertengespräche und zum anderen aus Gesprächen mit Verwaltungsfachleuten, auf die im Projekt zurückgegriffen werden konnte. Auf diesem Wege soll ebenfalls ein Kalkulationsschema vorgestellt werden, das die Ermittlung der Kosten einer VRE in ihren unterschiedlichen Phasen erleichtert. Hier wird mit prozentualen Ansätzen gearbeitet. Der Umfang der Aufwendungen hängt von den individuellen Anforderungen der VRE ab, sodass es praktisch unmöglich ist, diese in absoluter Höhe anzugeben. Anhand der ermittelten Kosten können im Hinblick auf die vorgestellten Finanzierungsmodelle Nutzungspreise beziehungsweise Gebühren festgesetzt werden. Grundsätzlich ist eine getrennte Betrachtung zwischen den ersten beiden Phasen (Aufbau- und Entwicklung) und der Betriebsphase einer VRE sinnvoll. So fallen innerhalb der ersten beiden Phasen beispielsweise einmalige Kosten, etwa für die Anschaffung von benötigter Hard- und Software, an. Viele VRE entstehen zudem im Rahmen von geförderten Projekten. Die Finanzierung ist in diesen Phasen gesichert und erfordert zudem die Einhaltung eines bestimmten, vom Fördergeber vorgelegten Kalkulationsschemas. Für die Betriebsphase dagegen kann jedoch grundsätzlich nicht mehr von einer solchen direkten öffentlichen Förderung ausgegangen werden.

Für das Kalkulationsschema wird das folgende Szenario angenommen: Drei deutsche Universitäten möchten zusammen eine VRE aufbauen und betreiben. Um die Organisation der VRE zu erleichtern, soll nach Abschluss der Aufbau- und Entwicklungsphase eine unabhängige Trägergesellschaft in Form einer GmbH gegründet werden. Denkbar sind auch andere Organisationsformen wie eine Genossenschaft oder ein Verein. Im Rahmen der Expertengespräche hat sich gezeigt, dass sich ein Verein insbesondere dann anbietet, wenn beteiligte Nutzer über den Leistungskatalog und andere wichtige Fragen mitentscheiden sollen. Es ist auch möglich, die VRE durch dezentrale Mitarbeiter, die bei beteiligten Institutionen arbeiten, zu betreiben, ohne eine Trägerorganisation zu gründen. In diesem Fall bleibt die VRE mit den entsprechenden Regularien (EU-Gemeinschaftsrahmen) in der öffentlichen Hand. In dem Szenario wird die Aufbau- und Entwicklungsphase der VRE vollständig durch einen öffentlichen Geldgeber (bspw. das BMBF) gefördert. An dieser Stelle wird auf eine detailliertere Darstellung der fördergeberspezifischen Kalkulation verzichtet und stattdessen die Kostenkalkulation in der Betriebsphase näher betrachtet.

Tabellarische Übersicht der Kostenarten einer VRE

Die Kostenverteilung für die Betriebsphase der VRE ist in der nebenstehenden Tabelle sowie in der Abbildung weiter unten dargestellt. In diesem Fall wurde die Kalkulation aus Sicht einer neu gegründeten GmbH für den Zeitraum eines Jahres durchgeführt. Grundsätzlich wird zwischen Personal- und Sachkosten unterschieden. Für die Personalkosten werden je nach Tarifgruppe der Mitarbeiter unterschiedliche Sätze angenommen. Im Kalkulationsschema werden sowohl wissenschaftliche Mitarbeiter als auch Studenten eingestellt (ähnlich wie studentische Hilfskräfte bei Universitäten). In den Expertengesprächen wurde erwähnt, dass die Personalkosten insgesamt mindestens 80% der Gesamtkosten einer VRE ausmachen. In der Modellrechnung nehmen wir daher einen Anteil von 85% der Gesamtkosten an. Der hohe Anteil erklärt sich dadurch, dass auf die direkten Personalkosten in Form einer Overheadpauschale indirekte Kosten aufgeschlagen werden, die beispielsweise zur Deckung von Verwaltungskosten für das Personal erhoben werden. Hervorzuheben ist, dass die Overheadpauschale mit 65% der direkten Personalkosten, das heißt insgesamt etwa 34% der Gesamtkosten im vorliegenden Beispiel, angesetzt wurde. Diese ist jedoch von der Organisationsform abhängig und kann somit deutlich von den genannten Ansätzen abweichen.

Übersicht der Kostenarten einer VRE basierend auf oben stehender tabellarischer Modellrechnung

Für den Betrieb der VRE werden neben den direkten und indirekten Personalkosten Sachmittel benötigt. Die Kosten für Verbrauchsmaterial wie Büromaterial werden insgesamt lediglich mit 1% der Gesamtsumme angesetzt. Da sich die beteiligten Institutionen und die GmbH zwecks interner Abstimmung sowie zur Unterstützung von Nutzern in Form von Workshops gelegentlich treffen, entstehen Reisekosten, die im Kalkulationsschema mit 3% der Gesamtsumme berücksichtigt werden. Die Betreiber-GmbH richtet zudem selbst Workshops aus, die weitere Sachkosten erfordern (Sonstiges, 5%).

Der technische Betrieb der VRE wird durch einen Dienstleister durchgeführt, beispielsweise ein Rechenzentrum. Der Dienstleister stellt die erforderliche Hard- und Software bereit. Die operative Administration der Maschinen erfolgt jedoch durch die Mitarbeiter der VRE. Da an der VRE regelmäßig weiterentwickelt wird, sind neben der Produktivmaschine auch weitere Maschinen zur Entwicklung und Qualitätssicherung (Testumgebung) erforderlich, die ebenfalls über den Dienstleister bereitgestellt werden. Der Dienstleister hat mit der GmbH einen entsprechenden Vertrag abgeschlossen. Externe Dienstleistungen (5%) können vielfältiger Natur sein, beispielsweise können Gebühren für die Forschungsdatenarchivierung anfallen. Der Umfang der technischen Dienstleistung enthält das Hosting der Maschinen, Backup-Funktionalität, Replikation sowie regelmäßige Sicherheitsupdates. Indirekt enthalten sind an dieser Stelle ebenfalls Kosten für den Strom, die Räumlichkeiten sowie die Klimatisierung.

Da zu Beginn der Betriebsphase eine GmbH gegründet worden ist, müssen seitens der Teilhaber die Gründungskosten beglichen und Einlagen bereitgestellt werden. Nach aktuellem Recht müssen mindestens 25.000€ für eine GmbH bereitgestellt werden. Bei der Gründung eines Vereins bzw. einer Genossenschaft fallen wesentlich niedrigere Kosten an. Die GmbH tritt in der Betriebsphase als Dienstleister auf und kann im Wettbewerb zu anderen Anbietern stehen. Für die Beispielrechnung wird ein Gewinnaufschlag von 7% angesetzt. Rechnet man noch die Umsatzsteuer hinzu, erhält man die Basis für das Bepreisen der angebotenen Dienstleistung.

An dieser Stelle sollen zwei Möglichkeiten in Betracht gezogen werden, da ein Wegfall beziehungsweise eine starke Kürzung einer direkten Förderung durch öffentliche Fördergeber wahrscheinlich ist. In dem vorliegenden Beispiel wird von einem vollständigen Wegfall der Förderung ausgegangen. Es wird angenommen, dass die VRE von zahlreichen Wissenschaftlern einer großen Fachcommunity verwendet wird. Im Hinblick auf das Beitragsmodell kann hierbei ein Nutzungsentgelt in Form einer zeitabhängigen Pauschale erhoben werden, zum Beispiel jährlich oder monatlich. Diese Pauschale kann ferner pro Nutzer oder Institution erhoben werden.

Die Anwendung eines nutzungsabhängigen Entgeltes kann sich für den Nutzer lohnen, wenn die Dienstleistung nicht in vollem Umfang bzw. einer hohen Nutzungsintensität benötigt wird. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass sowohl ein differenziertes Preismodell als auch eine Accounting-Infrastruktur notwendig sind. Ferner erschwert die Anwendung dieses Modells die Planung für die Trägergesellschaft der VRE, weil unbekannt ist, in welchem Umfang die Infrastruktur tatsächlich genutzt wird und somit nicht sicher ist, ob die Kosten vollständig gedeckt werden können beziehungsweise der Gesamtbetrag erwirtschaftet werden kann. Sollte die VRE von einem gemeinnützigen Verein weiterbetrieben werden, darf dieser keinen Überschuss erwirtschaften. Aus den Expertengesprächen hat sich jedoch ergeben, dass durch die stetige Verbesserung der Dienstleistung und die Weiterentwicklung von Komponenten und neuen Funktionen eine Überschusserwirtschaftung vermieden werden kann.

Das hier vorgestellte Kalkulationsschema ist konform mit dem EU-Gemeinschaftsrahmen und kann daher auch etwa für Dienstleistungen verwendet werden, die von einer öffentlichen Institution wie einer Universität auf dem freien Markt angeboten werden.

Literatur und Verweise

• Stefan Buddenbohm, Harry Enke, Matthias Hofmann, Jochen Klar, Heike Neuroth, Uwe Schwiegelshohn: "Erfolgskriterien für den Aufbau und nachhaltigen Betrieb Virtueller Forschungsumgebungen" DARIAH-DE Working Papers Nr. 7. Göttingen: DARIAH-DE, 2014. URN: http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:gbv:7-dariah-2014-5-4
• Uwe Schwiegelshohn, Heike Neuroth, Harry Enke, Stefan Buddenbohm, Matthias Hofmann, Jochen Klar (2014): A Lifecycle Model for Collaborative Research Environments: In: GI-Edition - Lecture Notes in Informatics (LNI) 7. DFN-Forum Kommunikationstechnologien. Bonn: Köllen Verlag. Link zum Verlag
• Stefan Buddenbohm (2014): Erfolgskriterien für den Aufbau und nachhaltigen Betrieb Virtueller Forschungsumgebungen - Poster Projektergebnisse).
• Stefan Buddenbohm, Jochen Klar (2014): Lebensphasen und Erfolgskriterien für Virtuelle Forschungsumgebungen (DFG-VRE) - Vortrag im Rahmen eines Workshops zum Integrierten Monitoring bei TextGrid, Berlin, 21.11.2014).